AVIS DE CONFIDENTIALITÉ RELATIF AU RECRUTEMENT & INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES
(Version de Juillet 2022)
CHAMP D’APPLICATION DU PRÉSENT AVIS DE CONFIDENTIALITÉ RELATIF AU RECRUTEMENT
· Tout comme la majeure partie des entreprises, Konami Digital Entertainment B.V. (nous, nous-mêmes, notre, nos) collecte et traite une large gamme de données personnelles, dont une partie concerne les personnes déposant une demande pour travailler pour nous.
· Notre priorité consiste à veiller à ce que vos données personnelles demeurent en lieu sûr et en toute sécurité et à ce qu’elles ne soient traitées que dans le respect de vos attentes et des obligations qui nous incombent en vertu des lois et règlements britanniques, de l’Union européenne et d’un État membre applicables en matière de protection des données et, notamment (au sein de l’UE), du Règlement général n°2016/679 sur la Protection des Données (RGPD) et de la législation nationale s’y rapportant et promulguée par un État membre pour compléter le RGPD, et (au Royaume-Uni) de la version du RGPD conservant la législation de l’Union européenne (RGPD du Royaume-Uni) ainsi que de la Loi britannique de 2018 sur la Protection des Données (collectivement désignés, Lois sur la Protection des Données).
· Le présent document présentant l’Avis de Confidentialité relatif au Recrutement & les Informations supplémentaires (le présent Avis de Confidentialité) donne des explications sur le type de données personnelles que nous traitons, les motifs pour lesquels nous les traitons et la manière dont ce traitement peut avoir un impact à votre égard. Il se focalise sur les personnes postulant à un emploi chez nous, et sur les données personnelles dont nous assurons le traitement dans le cadre de cette procédure. Nous disposons d’un document distinct présentant l’Avis relatif à la Confidentialité sur le Lieu de Travail et applicable à nos salariés actuels et à nos anciens salariés.
· Dans le présent Avis de Confidentialité, nous expliquons:
o la nature des données personnelles que nous conservons à votre sujet et les raisons de cette mesure;
o les fondements juridiques sur lesquels nous nous appuyons pour traiter vos données personnelles;
o l’origine des données personnelles et l’identité des personnes pouvant les voir;
o la période pendant laquelle nous conservons vos données personnelles;
o les transferts de vos données personnelles en dehors du Royaume-Uni et/ou de l’EEE;
o les droits dont vous êtes titulaire par rapport aux données; et
o les moyens par lesquels vous pouvez nous contacter.
· Le présent Avis de Confidentialité complète les informations figurant dans l’avis de confidentialité que nous présentons aux candidats, lors de la description du poste, au début d’un processus de recrutement. Nous avons donc ajouté aux sections concernées du présent Avis de Confidentialité un lien conduisant à certaines Informations supplémentaires devant également être considérées et pour que vous puissiez y accéder facilement.
· Si vous souhaitez nous adresser des questions ou des demandes d’informations supplémentaires, veuillez ne pas hésiter à nous contacter en utilisant les coordonnées figurant ci-dessous.
Pour en savoir plus:
LA NATURE DES DONNÉES PERSONNELLES QUE NOUS CONSERVONS À VOTRE SUJET ET LES RAISONS DE CETTE MESURE
· Nous assurerons le traitement de diverses données personnelles vous concernant afin d’évaluer le point de savoir si vous convenez au poste pour lequel vous avez postulé, de vous rencontrer et de communiquer avec vous pendant le processus de recrutement, et de décider si le poste en cause doit vous être offert. Les principales catégories de données personnelles dont nous assurerons le traitement sont les suivantes:
o les renseignements sur votre expérience professionnelle et vos qualifications (c’est-à-dire, ceux qui figurent sur votre CV), sur les raisons motivant la demande d’emploi, sur le salaire actuel et les prétentions salariales, et sur votre domicile. Ces éléments nous seront généralement communiqués par des agents en recrutement, encore que vous pouvez occasionnellement nous les communiquer directement;
o les renseignements que vous nous communiquez, ainsi que les commentaires que nous faisons à votre sujet, pendant le processus d’entretien, sur une feuille de résultats;
o les images sur lesquelles vous figurez et prises, dans nos locaux, par les caméras de télésurveillance; et
o les informations que nous obtenons grâce aux recommandations données par vos anciens employeurs ou d’autres référentes et référents.
· Dans certains cas limités, les informations que nous collectons peuvent inclure des données personnelles à caractère sensible, comme des informations sur votre santé, des exigences alimentaires ou des handicaps. Pour la majeure partie des postes, nous n’envisageons pas de procéder au traitement d’informations sur des infractions ou condamnations pénales antérieures.
Pour en savoir plus: Informations supplémentaires – Conditions additionnelles au traitement des données personnelles à caractère sensible & des infractions et condamnations pénales
LES FONDEMENTS JURIDIQUES SUR LESQUELS NOUS NOUS APPUYONS POUR TRAITER VOS DONNÉES PERSONNELLES
· Nous ne traitons vos données personnelles que dans le cas où le droit nous y autorise, étant précisé que nos principaux fondements juridiques sont:
o la décision sur le point de savoir s’il convient de conclure un contrat de travail avec vous;
o le respect de nos obligations légales;
o le cas échéant, les mesures prises en faveur de nos intérêts légitimes ou des intérêts légitimes de tiers, mais uniquement lorsque vos intérêts et vos droits fondamentaux ne l’emportent pas sur ces intérêts. Par exemple, nous utilisons dans nos locaux des caméras de télésurveillance visant à assurer la sécurité des candidats à l’emploi ainsi que des autres visiteurs étant sur place et de notre personnel.
· Dans une mesure moins courante et pour certains postes, il se peut également que pendant quelques parties du processus de recrutement nous ayons besoin de votre consentement pour traiter vos données personnelles. Nous n’estimons pas que cette nécessité sera fréquente et, lorsque nous sollicitons votre consentement, nous nous plierons toujours aux exigences spécifiques des Lois sur la Protection des Données.
· Les Informations supplémentaires donnent des informations plus spécifiques sur les fondements juridiques sur la base desquels nous traitons vos données personnelles, et incluant les conditions additionnelles que nous devons respecter pour traiter les données personnelles à caractère sensible que nous avons obtenues auprès de vous.
Pour en savoir plus: Informations supplémentaires - comprendre la protection des données-clés et la terminologie sur l’emploi
LES SOURCES DES DONNÉES PERSONNELLES ET L’IDENTITÉ DES PERSONNES POUVANT LES VOIR
· Les données personnelles (comme les CV) de la plupart de nos candidats nous parviennent d’agents en recrutement tiers avec lesquels nous collaborons pour qu’ils trouvent et nous présentent des personnes convenant en vue d’une présélection. De temps à autre, il se peut que des candidats nous contactent directement. Dans ce cas, nous obtenons ces données personnelles directement auprès d’eux. Si vous ne communiquez pas les informations nécessaires que nous demandons (comme des preuves sur vos qualifications ou antécédents professionnels), nous ne serons pas en mesure d’assurer le suivi de votre candidature.
· Dans le cadre du processus de recrutement, vos données personnelles seront vues en interne par notre équipe des RH, les chefs d’équipes compétents et la haute direction. Certains membres de l’équipe des RH de notre société mère au Japon, Konami Group Corporation, seront également destinataires de vos données personnelles dans le cadre des processus mondiaux de gestion de la main d’œuvre utilisés par le Groupe Konami pour approuver les nouveaux salariés.
· Veuillez noter que si vous acceptez l’offre que nous pourriez vous faire, les informations que vous nous avez communiquées feront alors partie de votre dossier interne et seront traitées conformément à notre l’Avis relatif à la Confidentialité sur le Lieu de Travail qui vous sera remis pendant le processus d’accueil.
PÉRIODE PENDANT LAQUELLE NOUS CONSERVONS VOS DONNÉES PERSONNELLES
· Si votre candidature est couronnée de succès, les données personnelles que vous avez remises pendant le processus de candidature seront placées dans votre dossier interne et conservées dans le respect des périodes de conservation et des critères présentés par notre Avis relatif à la Confidentialité sur le Lieu de Travail.
· Si votre candidature n’est pas acceptée, nous conserverons normalement vos données personnelles pendant une période maximale de six mois courant dès le jour où notre décision sur le recrutement vous est communiquée. Nous conservons des données personnelles pendant cette période afin de pouvoir démontrer, en présence d’une demande en justice, que nous n’avons pas eu d’attitude discriminatoire à votre égard et que le processus de recrutement a été juste et transparent. Au terme de cette période, nous détruirons vos données personnelles par des moyens sécurisés.
· Les images des caméras de télésurveillance vous montrant dans nos locaux seront supprimées après un délai de 30 jours.
TRANSFERTS DE DONNÉES PERSONNELLES EN DEHORS DU ROYAUME-UNI ET/OU DE L’EEE
· Dans le cadre du processus d’approbation du recrutement et comme l’indique le présent Avis de Confidentialité, nous transférerons vos données personnelles en dehors du Royaume-Uni et de l’Espace économique européen (EEE), à notre société mère située au Japon.
· En vertu des Lois sur la Protection des Données, le Japon a été approuvé comme un pays accordant une protection adéquate aux données personnelles. En outre, nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour veiller, pendant tout le processus de recrutement, à ce que vos données personnelles soient protégées et à ce qu’elles ne puissent être accédées que par des personnes qui, lors de ce processus, ont réellement besoin d’y avoir accès.
· Si d’autres transferts ponctuels doivent être effectués en dehors du Royaume-Uni et/ou de l’EEE, nous veillerons à ce qu’ils soient strictement conformes aux exigences des Lois sur la Protection des Données, qui incluent la mise en œuvre de garanties appropriées comme les Clauses contractuelles standards approuvées.
VOS DROITS SUR LES DONNÉES
· Les Lois sur la Protection des Données vous confèrent certains droits relatifs à vos données personnelles et incluant le droit par lequel vous pouvez nous demander de vous y accorder un accès et de les rectifier ou supprimer, le droit de limiter ou contester tout traitement vous concernant, ainsi que le droit à la portabilité des données et de retrait du consentement. Vous avez également le droit de déposer une plainte sur le traitement auquel nous soumettons vos données personnelles auprès du régulateur de la protection des données compétent dans votre pays.
Pour en savoir: Informations supplémentaires – Vos droits sur les données et le mode de dépôt d’une plainte
COMMENT NOUS CONTACTER
· Dans le traitement de vos données personnelles, nous intervenons en qualité de responsables du traitement et nous sommes enregistrés auprès de l’ICO (le régulateur britannique chargé de la protection des données) sous le numéro d’enregistrement ZA029809. Nos coordonnées sont les suivantes:
Head of HR, Konami Digital Entertainment B.V.
Tél: +44(0)1753 271888
· Nous avons nommé un Délégué à la Protection des Données (DPO) pour qu’il nous informe et conseille sur les obligations nous incombant aux termes des Lois sur la Protection des Données. Vous pouvez contacter notre DPO en lui adressant un e-mail à l’adresse suivante:
E-mail: dpo-team@konami.com
STATUT DU PRÉSENT AVIS DE CONFIDENTIALITÉ
· Le présent Avis de Confidentialité ne fait pas partie du contrat de travail que vous pourriez conclure avec nous et ne crée pas de droits ou d’obligations à caractère contractuel. Nous pouvons le modifier à tout moment.
KONAMI DIGITAL ENTERTAINMENT B.V.
AVIS DE CONFIDENTIALITÉ RELATIF AU RECRUTEMENT & INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES
COMPRENDRE LA PROTECTION DES DONNÉES-CLÉS ET LA TERMINOLOGIE SUR L’EMPLOI
· «données personnelles» désigne les informations à votre sujet (ou avec lesquelles vous pouvez être identifié) qui sont traitées par des moyens automatisés ou qui font partie (ou qui sont prévues pour faire partie) d’un système structuré d’archivage manuel. Elles englobent non seulement des faits vous concernant, mais encore les intentions et avis dont vous faites l’objet.
· «traitées par des moyens automatisés» englobe les données conservées sur un ordinateur de bureau, un ordinateur portable, un téléphone mobile ou un appareil similaire ou en lien avec l’utilisation de ces derniers. Cette expression couvre également les données extraites d’un matériel comme les passes d’accès utilisés au sein d’un bâtiment, ainsi que les données audio et les images comme les enregistrements des caméras de télésurveillance ou les photographies.
· «traitement» désigne toute mesure prise à l’aide de vos données personnelles. Par exemple, ce terme inclut la collecte, le stockage, la modification, la divulgation et la suppression de vos données personnelles.
· «données personnelles à caractère sensible» désigne les données personnelles révélant vos origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, vos croyances religieuses ou philosophiques, votre état de santé, votre orientation sexuelle, votre vie sexuelle, votre adhésion à un syndicat et vos données génétiques et biométriques. Elles bénéficient toutes de la protection spéciale accordée par les Lois sur la Protection des Données.
· «emploi», «travail» et les notions similaires incluent les arrangements que nous pourrions avoir pris et en vertu desquels une personne réalise des travaux ou fournit des services en votre faveur, ou dépose une demande pour réaliser de tels travaux ou fournir de tels services. Par exemple, lorsque nous mentionnons un «contrat de travail», cette notion englobe un contrat en vertu duquel vous nous fournissez des services; lorsque nous nous référons à la fin de votre emploi potentiel, cette mesure inclut la résiliation d’un contrat de services.
COMPRENDRE LES FONDEMENTS JURIDIQUES SUR LESQUELS NOUS NOUS APPUYONS POUR TRAITER VOS DONNÉES PERSONNELLES
· En vertu des Lois sur la Protection des Données, nous devons toujours avoir un fondement juridique sur lequel nous pouvons nous appuyer pour assurer le traitement de vos données personnelles. Dans certains contextes et en fonction des buts motivant le traitement de vos données personnelles, il se peut que plusieurs fondements juridiques entrent en ligne de compte.
· Les principaux fondements juridiques pouvant nous servir de base peuvent être brièvement décrits comme un Contrat, une Obligation légale, et des Intérêts légitimes. Dans certains cas limités, nous pouvons également nous fonder sur le fondement juridique constitué par le Consentement. Ces fondements juridiques sont résumés par le tableau suivant:
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Notion |
Fondement juridique du traitement |
Explication |
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Contrat |
Traitement nécessaire à la mise en œuvre d’un contrat conclu avec vous ou pour prendre, à votre demande, des mesures avant de conclure un contrat avec vous (article 6(1)(b) du RGPD et/ou du RGPD britannique) |
Le processus de recrutement est avant tout un processus précontractuel que nous engageons avec vous pour évaluer le point de savoir si nous pouvons mutuellement convenir d’une relation de travail régie par un contrat de travail en bonne et due forme. Par conséquent, le principal fondement juridique que nous utilisons pour traiter vos données personnelles lors du processus de recrutement est la demande que vous formez pour que nous prenions des mesures avant de conclure un contrat avec vous. |
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Obligation légale |
Traitement nécessaire au respect des obligations légales nous incombant (article 6(1)(c) du RGPD et/ou du RGPD britannique) |
En qualité d’employeur potentiel, nous sommes tenus par plusieurs obligations légales que nous devons respecter lorsque nous recrutons des salariés, par exemple pour éviter toute discrimination. Une partie de vos données personnelles sera donc traitée car nous y sommes légalement obligés. |
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Intérêts légitimes |
Traitement nécessaire à nos intérêts légitimes ou à ceux d’un tiers (article 6(1)(f) du RGPD et/ou du RGPD britannique) |
Nous et notre société mère, qui est située au Japon, sommes titulaires d’intérêts légitimes par rapport au lancement d’un processus de recrutement afin de procéder à la gestion et au développement efficaces de notre activité. Par ailleurs, le traitement des données personnelles des candidats à un recrutement est nécessaire pour nous assurer que nous disposons de la main d’œuvre dont notre activité commerciale a besoin pour réussir. Cependant, nos intérêts légitimes ne nous permettent pas de traiter vos données personnelles lorsqu’une telle mesure ferait peser un risque inadmissible sur vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux. |
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Consentement |
Vous avez expressément consenti au traitement de vos données (article 6(1)(a) du RGPD et/ou du RGPD britannique) |
Pendant le processus de recrutement, il est rare que nous assurions le traitement de vos données personnelles sur le fondement de votre consentement. Cependant et en fonction du poste, il convient de solliciter votre consentement dans certains cas limités. Une telle situation se présentera uniquement si vous être en mesure de donner ce consentement librement et sans ambiguïté et après avoir été pleinement informé sur le but spécifique et sur votre droit au retrait de votre consentement. |
Conditions additionnelles du traitement des données personnelles à caractère sensible & des condamnations et infractions pénales
· Pendant le processus de recrutement, nous ne collectons généralement pas de données personnelles à caractère sensible. Cependant, il se peut que nous en collections dans certains cas limités. Ainsi, il se peut que nous ayons besoin de collecter des informations sur vos antécédents médicaux pour être mieux à même de vous garantir un lieu de travail sain et sécurisé (encore que, dans des conditions normales, ces informations seraient collectées par nos soins après votre recrutement, et seraient donc couvertes par notre Avis relatif à la Confidentialité sur le Lieu de Travail).
· Lorsque nous collectons et traitons des données personnelles à caractère sensible au sujet des candidats à un recrutement, nous sommes tenus de respecter une condition additionnelle sur le traitement posée par les Lois sur le Traitement des Données. Dans de telles situations, la condition additionnelle sur laquelle nous nous appuyons est l’article 9(2)(b) du RGPD et/ou du RGPD britannique (qui porte sur les obligations nous incombant en matière de travail et la sauvegarde de vos droits fondamentaux), ainsi que les dispositions connexes des lois nationales régissant le traitement opéré dans buts concernant l’emploi (au Royaume-Uni, ces dispositions sont énoncées par l’Annexe 1, partie 1(1) de la Loi de 2018 sur la Protection des Données).
· Nous ne demanderions aux candidats à un recrutement de nous communiquer des informations sur leurs condamnations et infractions pénales que dans des cas exceptionnels, à savoir lorsque nous sommes soumis à une obligation légale nous y obligeant ou quand une telle mesure est nécessaire au poste en cause et quand, dans le strict respect des Lois sur la Protection des Données, le candidat nous a donné son consentement exprès.
LES MOYENS PAR LESQUELS NOUS ASSURONS LA SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES PERSONNELLES
· Nous avons pris des mesures sécuritaires appropriées afin d’empêcher que vos données personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou accédées d’une manière non autorisée, endommagées, détruites, modifiées ou divulguées.
· Notre dispositif de sécurité comprend des mesures de sécurité matérielle (comme la conservation des fichiers en format papier dans des locaux sécurisés et n’offrant qu’un accès contrôlé), une sécurité informatique (comme des pares-feux robustes, un stockage crypté, de stricts contrôles de l’accès et une protection antivirus des points d’extrémités) et des mesures organisationnelles (comme une formation interne et un ensemble de politiques et procédures relatives à la sécurité de l’information, aux atteintes aux données et à la restauration après un sinistre).
· Nous limitons strictement l’accès à nos données personnelles à ceux de nos salariés qui ont commercialement besoin d’en avoir connaissance.
· En règle générale, nous n’avons pas recours à des sous-traitants tiers pour assurer le traitement des données personnelles des candidats à un recrutement. Lorsque nous utilisons des sous-traitants tiers pour traiter des données personnelles en notre nom, nous n’avons recours qu’à des sous-traitants qui ont confirmé avoir pris des mesures sécuritaires répondant aux exigences des Lois sur la Protection des Données et lorsque nous avons conclu avec eux un contrat approprié de traitement de données.
· Nous avons mis en place des procédures déclaratoires permettant d’intervenir en cas d’atteinte suspectée aux données personnelles, et veillerons à ce que vous et toute autorité de surveillance compétente soyez informés d’une atteinte quand nous sommes légalement tenus de le faire.
VOS DROITS SUR LES DONNÉES ET LE MODE DE DÉPÔT D’UNE PLAINTE
· Les Lois sur la Protection des Données vous confèrent certains droits sur vos données personnelles. Ces droits sont les suivants:
o Le droit d’avoir accès à vos données personnelles. Ce droit vous permet, sous réserve de certaines exceptions, de recevoir une copie des données personnelles que nous avons à votre sujet.
o Le droit de demander à ce que les données personnelles soient rectifiées ou complétées. Ce droit vous permet de faire rectifier des données personnelles incomplètes ou imprécises.
o Le droit de demander la suppression de vos données personnelles. Il vous permet de nous demander de supprimer ou d’effacer des données personnelles. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou d’effacer vos données personnelles lorsque vous avez exercé le droit de contestation du traitement (présenté ci-dessous) dont vous êtes titulaire. Dans certains cas, il se peut que ce droit ne soit pas utilisable quand, par exemple, un motif approprié et licite nous permet de continuer à utiliser les informations en cause; dans ce cas, nous vous communiquerons ce motif en temps utile.
o Le droit de contestation du traitement de vos données personnelles. Vous pouvez élever une objection par rapport au traitement de vos données personnelles aux fins d’intérêts légitimes. Dans ce cas nous devrons mettre un terme au traitement de vos données, sauf si un motif impérieux nous permet d’aller à l’encontre de votre objection.
o Le droit de limitation des moyens par lesquels vos données personnelles sont utilisées. Dans certains cas, vous pouvez limiter les moyens par lesquels nous utilisons vos données personnelles. Dans ce cas, le traitement de vos données personnelles (à l’exception de leur stockage) ne sera licite qu’avec votre consentement ou lorsque la mesure s’impose en raison de demandes juridiques, pour la protection de certains droits ou pour d’importants motifs d’intérêt général.
o Le droit de disposer d’une copie portable ou de transférer vos données personnelles. Vous pouvez nous demander de vous fournir ou qu’un tiers vous fournisse (quand la mesure est techniquement possible) une copie de vos données personnelles dans un format structuré, d’usage courant et lisible par une machine. Veuillez noter que cette mesure ne s’applique qu’aux données personnelles que nous obtenons auprès de vous et que nous traitons avec des moyens automatisés pour mettre en œuvre notre contrat avec vous ou dans les rares circonstances où nous pourrions nous appuyer sur votre consentement.
o Le droit de retrait du consentement. Dans les rares circonstances où nous nous appuyons sur un consentement pour traiter vos données personnelles, vous avez le droit de revenir sur ce consentement à tout moment.
· Nous nous efforcerons de répondre à toutes les demandes concernant les données personnelles dans un délai d’un mois. De temps à autre, il se peut qu’un délai supérieur à un mois nous soit nécessaire si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez formé plusieurs demandes. Veuillez également garder à l’esprit que les droits énoncés ci-dessus s’accompagnent d’exceptions et que, dans certains cas, ils ne sont pas applicables.
· En règle générale, nous ne serez pas tenu de payer des frais pour avoir accès à vos données personnelles (ou pour exercer l'un des autres droits dont vous êtes titulaire). Cependant, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande est manifestement sans fondement, répétitive ou excessive. Dans ce cas, nous pouvons également refuser de donner suite à votre demande.
· Si vous souhaitez exercer l’un des droits décrits ci-dessus, veuillez contacter notre DPO en utilisant les coordonnées figurant dans la section Comment nous contacter figurant ci-dessus.
Votre droit de dépôt d’une plainte à une Autorité de Surveillance
· Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse que nous avons donnée à une demande relevant de la protection des données ou si vous estimez que vos données personnelles ont été utilisées abusivement, vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de surveillance de la protection des données. L’autorité de surveillance compétente dépendra de votre domicile et, de manière générale et en fonction de la branche britannique ou de l’UE auprès de laquelle vous postulez à un emploi, sera l’un des organismes suivants:
Royaume-Uni: Information Commissioner’s Office (ICO) - https://ico.org.uk
France: Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) - https://www.cnil.fr/en/contact-cnil
Allemagne (la région de la Hesse): Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreihteit - https://datenschutz.hessen.de//
Espagne: Agencia Espanola de Proteccion de Datos (AEPD) - https://www.aepd.es/es
· Dans certains cas, l’autorité compétente de surveillance peut être différente. Une liste de toutes les autorités de surveillance de l’EEE est disponible ici - https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en.