(Versión de Julio 2022)
ÁMBITO DE APLICACIÓN DE ESTE AVISO SOBRE PRIVACIDAD PARA SELECCIÓN DE PERSONAL
• Al igual que ocurre con la mayoría de empresas, Konami Digital Entertainment B.V. (nosotros, nos, nuestro) recaba y trata una amplia variedad de datos personales, algunos de los cuales están relacionados con personas que nos solicitan trabajo.
• Nuestra prioridad es mantener la seguridad de sus datos personales y tratarlos únicamente de acuerdo a sus expectativas y a nuestras obligaciones en virtud de las leyes y los reglamentos aplicables en materia de protección de datos del Reino Unido, la UE y los Estados miembros, en particular (en la UE) el Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 (RGPD) y la legislación interna relacionada de los Estados miembros promulgada para complementar el RGPD y (en el Reino Unido) la versión conservada de la legislación de la UE del RGPD (RGPD del Reino Unido), así como la Ley británica de Protección de Datos (Data Protection Act) de 2018 (colectivamente, las Leyes de Protección de Datos).
• Esta Información complementaria y aviso sobre privacidad para selección de personal (el presente Aviso sobre privacidad) explica el tipo de datos personales que tratamos, los motivos del tratamiento y la forma en que este puede afectarle. Se centra en las personas que nos solicitan trabajo y en los datos personales que tratamos como parte de dicho proceso. Contamos con un Aviso sobre privacidad para el lugar de trabajo independiente que se aplica a nuestros empleados actuales y también a ex empleados.
• En el presente Aviso sobre privacidad explicamos:
o qué datos personales mantenemos sobre usted y por qué;
o las bases jurídicas para el tratamiento de sus datos personales;
o de dónde proceden los datos personales y quién puede verlos;
o durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales;
o las transferencias de sus datos personales fuera del Reino Unido o del EEE;
o sus derechos respecto a los datos; y
o cómo ponerse en contacto con nosotros.
• El presente Aviso sobre privacidad complementa la información del aviso sobre privacidad que facilitamos a los candidatos como parte de la descripción de empleo al inicio del proceso de selección de personal. En los apartados pertinentes de este Aviso sobre privacidad, hemos incluido por lo tanto un enlace a determinada Información complementaria adicional para que pueda acceder usted a ella fácilmente.
• Por supuesto, le rogamos que no dude en ponerse en contacto con nosotros para plantear dudas o realizar solicitudes de información adicional que pueda necesitar, mediante los datos de contacto que figuran más adelante.
Para obtener más información, consúltese:
Información complementaria – Terminología principal sobre empleo y protección de datos
Información complementaria – Cómo mantenemos la seguridad de sus datos personales
¿QUÉ DATOS PERSONALES RECOPILAMOS SOBRE USTED Y POR QUÉ MOTIVO?
• Trataremos diversos datos personales sobre usted para valorar si resulta apto para el puesto al que se han presentado como candidato, para reunirnos y comunicarnos con usted durante el proceso de selección y para decidir si ofrecerle el puesto o no. Las principales categorías de datos personales que tratamos son:
o información sobre su experiencia laboral y cualificaciones (por ejemplo, las recogidas en su CV) y sobre los motivos por los que se presenta al puesto, salario actual y expectativas en cuanto a retribución y su ubicación. Estos datos suelen facilitárnoslos las agencias de colocación aunque, a veces, también nos los proporcionará usted directamente;
o la información que nos facilite y las notas de las fichas de puntuación que tomemos sobre usted durante la entrevista;
o imágenes de usted grabadas por el circuito cerrado de televisión en nuestras instalaciones; e
o información que obtengamos a partir de referencias de anteriores empresas en las que haya trabajado u otras recomendaciones.
• En circunstancias puntuales, la información que recabemos podría incluir datos personales sensibles, como información sobre su salud, necesidades especiales en cuanto a la dieta o discapacidades. En el caso de la mayoría de los puestos de trabajo, no prevemos tratar información sobre antecedentes penales.
Para obtener más información, consúltese: Información complementaria – Condiciones adicionales de tratamiento de datos personales sensibles y antecedentes penales
NUESTRAS BASES JURÍDICAS PARA TRATAR SUS DATOS PERSONALES
• Solo tratamos sus datos personales si la ley nos permite hacerlo, siendo las principales bases jurídicas que nos amparan las siguientes:
o decidir si celebramos un contrato laboral con usted;
o cumplir con nuestras obligaciones legales;
o si fuera necesario, perseguir un interés legítimo, o los intereses legítimos de terceros, pero solo si dichos intereses no prevalecen sobre sus intereses y sus derechos fundamentales. Por ejemplo, disponemos de un circuito cerrado de televisión en nuestras instalaciones para garantizar la seguridad de los candidatos a ocupar un puesto de trabajo y también de otras visitas a las instalaciones y de nuestro personal.
• Con menor frecuencia, en el caso de determinados puestos de trabajo, puede haber partes del proceso de selección en las que tengamos que pedirle su consentimiento para tratar sus datos personales. No prevemos que esto ocurra muy a menudo y siempre cumpliremos las obligaciones específicas que indiquen las Leyes de Protección de Datos para solicitar su consentimiento.
• La Información Complementaria incluye datos más concretos sobre las bases jurídicas que nos amparan para tratar sus datos personales, inclusive las condiciones adicionales que debemos satisfacer para tratar datos personales sensibles que usted nos facilite.
Para obtener más información, consúltese: Información complementaria – Nuestras bases jurídicas para tratar sus datos personales
FUENTES DE DATOS PERSONALES Y CON QUIÉN LOS COMPARTIMOS
• En la mayor parte de los casos, recibimos los datos personales de los candidatos (por ejemplo, los CV) de agencias de colocación externas que contratamos para que identifiquen y nos presenten a las personas adecuadas y podamos hacer una preselección. En ocasiones, los candidatos se ponen directamente en contacto con nosotros y, en esos casos, obtenemos esos datos personales directamente de ellos. Si no nos facilita usted cualquier información necesaria que solicitemos (como pruebas de cualificaciones o vida laboral), no podremos avanzar adecuadamente en el proceso de solicitud de empleo.
• Como parte de nuestro proceso de selección, internamente tendrán acceso a sus datos personales nuestro equipo de Recursos Humanos, los responsables de los equipos pertinentes y la dirección ejecutiva. Algunos miembros del equipo de Recursos Humanos de nuestra empresa matriz en Japón, Konami Group Corporation, también recibirán sus datos personales en el marco de los procesos internacionales de gestión de personal del Grupo Konami para autorizar nuevas contrataciones.
• Tenga en cuenta que si acepta una oferta que le hagamos, la información que nos haya facilitado pasará a formar parte de su expediente personal y se tratará de acuerdo con nuestro Aviso sobre privacidad para el lugar de trabajo, que se le facilitará como parte del proceso de incorporación a la empresa.
¿CUÁNTO TIEMPO CONSERVAREMOS SUS DATOS PERSONALES?
• Si es seleccionado para un puesto de trabajo, los datos personales que haya facilitado durante el proceso de solicitud pasarán a formar parte de su expediente personal y se conservarán de acuerdo con los períodos de retención y los criterios explicados en nuestro Aviso sobre privacidad para el lugar de trabajo.
• Si no es seleccionado para un puesto de trabajo, normalmente conservaremos sus datos personales durante un período máximo de seis meses desde que le hayamos informado de nuestra decisión. Conservamos los datos personales durante ese tiempo para poder demostrar, en caso de acciones legales, que no le hemos discriminado y que el proceso de selección se realizó de manera justa y transparente. Tras este período, destruiremos los datos personales de forma segura.
• Las imágenes grabadas por el circuito cerrado de televisión en las que aparezca usted acudiendo a nuestras instalaciones se eliminarán después de 30 días.
TRANSFERENCIAS DE DATOS PERSONALES FUERA DEL REINO UNIDO/ EEE
• Tal como se explica en este Aviso sobre privacidad, transferiremos sus datos personales fuera del Reino Unido (Reino Unido) y del Espacio Económico Europeo (EEE) a nuestra sociedad matriz en Japón como parte del proceso de autorización de contratación.
• Según las Leyes de Protección de Datos, Japón ha sido aprobado como país que ofrece un nivel adecuado de protección de los datos personales. Asimismo, aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar que, a lo largo del proceso de selección de personal, sus datos personales se mantengan a salvo y solo accedan a ellos personas que realmente lo necesiten para dicho proceso.
• Si fuese necesario realizar transferencias ad-hoc fuera del Reino Unido/EEE, nos aseguraremos de que se realicen estrictamente de acuerdo con las obligaciones impuestas por las Leyes de Protección de Datos, lo que incluye la aplicación de medidas de protección adecuadas como las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas.
SUS DERECHOS CON RESPECTO A LOS DATOS
• Las Leyes de Protección de Datos le otorgan ciertos derechos en relación con sus datos personales, como el derecho a solicitarnos el acceso a ellos, y también su rectificación o supresión, a limitar su tratamiento o a oponerse a este, así como el derecho a la portabilidad de los datos. También tendrá derecho a interponer una queja ante el órgano de control competente de su país con respecto al tratamiento de sus datos personales por nuestra parte.
Para obtener más información, consúltese: Información complementaria - Sus derechos respecto a los datos y cómo presentar una queja
CÓMO PONERSE EN CONTACTO CON NOSOTROS
• Cuando tratemos sus datos personales, estaremos actuando en calidad de responsable del tratamiento. Por ello, estamos inscritos ante la ICO (el órgano de control del Reino Unido) con número de inscripción ZA029809. Nuestros datos de contacto son los siguientes:
Responsable de RR.HH, Konami Digital Entertainment B.V.
Tel: +44 (0)1753 271888
• Hemos nombrado un Delegado de Protección de Datos (DPD) para que nos informe y asesore sobre nuestras obligaciones en virtud de las Leyes de Protección de Datos. Puede ponerse en contacto con nuestro DPD escribiendo a la siguiente dirección de correo electrónico:
Correo electrónico: dpo-team@konami.com
REGIMEN JURÍDICO DE ESTE AVISO SOBRE PRIVACIDAD
• Este Aviso sobre privacidad no forma parte de ningún contrato laboral que pueda celebrar con nosotros ni genera derechos ni obligaciones contractuales. Podremos modificar el aviso en cualquier momento.
TERMINOLOGÍA PRINCIPAL SOBRE EMPLEO Y PROTECCIÓN DE DATOS
• “datos personales”: se refiere a información relacionada con usted (o a partir de la cual podrían identificarle) que se trate por medios automatizados o que forme (o pretenda formar) parte de un sistema de archivo manual estructurado. No solo abarca datos sobre usted sino también intenciones y opiniones acerca de su persona.
• “tratada por medios automatizados”: abarca datos mantenidos en un ordenador de mesa, ordenador portátil, teléfono móvil o dispositivo similar, o relacionados con el uso de estos. También incluye datos derivados del equipo, como códigos de acceso dentro del edificio y datos de imagen y sonido como las grabaciones del circuito cerrado de televisión o fotografías.
• "tratamiento": se refiere a hacer algo con sus datos personales. Por ejemplo, incluye recabar, almacenar, modificar, comunicar y eliminar sus datos personales.
• “datos personales sensibles”: se refiere a datos personales que revelen el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, o la afiliación sindical, y datos genéticos, datos biométricos, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o las orientación sexuales. Todos estos datos están sujetos a medidas de protección especial en virtud de las Leyes de Protección de Datos.
• “laboral/empleo”, “trabajo” y expresiones similares abarcan todo acuerdo que podamos mantener en cuya virtud una persona física realice trabajos para nosotros o nos preste servicios, o que se aplique a dichos trabajos o servicios. Por ejemplo, cuando hablamos de un “contrato laboral”, incluye un contrato en virtud del cual nos preste usted servicios; cuando nos refiramos a poner fin a su posible empleo, esto incluye poner fin a un contrato de servicios.
NUESTRAS BASES JURÍDICAS PARA TRATAR SUS DATOS PERSONALES
• En virtud de las Leyes de Protección de Datos, siempre debemos tener una base jurídica en la que poder ampararnos para tratar sus datos personales. En algunos contextos, podría aplicarse más de una base jurídica según los fines para los que tratemos sus datos personales.
• Las principales bases jurídicas en las que podemos ampararnos pueden resumirse en un Contracto, una Obligación Legal e Intereses Legítimos. En ocasiones puntuales, también podremos ampararnos en la base jurídica del Consentimiento. En la siguiente tabla se resumen estas bases jurídicas:
|
Término |
Base jurídica para el tratamiento |
Explicación |
||
|
Contrato |
Tratamiento necesario para ejecutar un contrato con usted o para adoptar medidas a petición suya antes de celebrar un contrato con usted (artículo 6(1)(b) del RGPD / RGPD del Reino Unido) |
El proceso de selección de personal es básicamente un proceso precontractual para que valoremos si acordamos mutuamente formalizar una relación laboral que se rija por un contrato laboral. En consecuencia, la principal base jurídica en la que nos ampararemos para tratar sus datos personales como parte del proceso de selección de personal es que vamos a adoptar medidas, a petición suya, antes de celebrar un contrato con usted. |
||
|
Obligación Legal |
Tratamiento necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales (Artículo 6(1)(c) del RGPD / RGPD del Reino Unido) |
Como posible empleador, tenemos una serie de obligaciones legales que debemos cumplir cuando contratamos personal, por ejemplo para evitar una discriminación ilegal. Algunos de sus datos personales se tratarán por lo tanto porque estamos obligados a hacerlo por ley. |
||
|
Intereses
Legítimos |
Tratamiento necesario para satisfacer nuestros intereses legítimos o los de un tercero (Artículo 6(1)(f) del RGPD / RGPD del Reino Unido) |
Nosotros y nuestra sociedad matriz en Japón tenemos intereses legítimos en la realización del proceso de selección de personal, a fin de gestionar y desarrollar nuestra actividad de manera efectiva. Por tanto, es necesario tratar los datos personales de los candidatos a puestos de empleo para garantizar que disponemos de la plantilla que necesita nuestra empresa para salir adelante. Sin embargo, no trataremos sus datos personales para nuestros intereses legítimos si eso supone un riesgo inaceptable para sus intereses o derechos y libertades fundamentales. |
||
|
Consentimiento |
Nos ha dado usted su consentimiento específico para tratar sus datos (Artículo 6(1)(a) del RGPD / RGPD del Reino Unido) |
En ocasiones, trataremos sus datos personales como parte del proceso de selección de personal basándonos en su consentimiento. Sin embargo, según el puesto de trabajo del que se trate, puede haber determinadas circunstancias en las que proceda solicitar su consentimiento. Solo lo haremos cuando esté en posición de prestar su consentimiento libremente y sin ambigüedades, tras haber sido totalmente informado de la finalidad específica y de su derecho a retirar su consentimiento.
|
||
Condiciones adicionales para el tratamiento de datos personales sensibles y antecedentes penales
• Por lo general, no recabamos datos personales sensibles sobre usted como parte del proceso de selección de personal. Sin embargo, pueden darse casos puntuales en los que sí lo hagamos. Por ejemplo, podríamos tener que recabar información relativa a su expediente médico que nos ayude a garantizar que le facilitemos un lugar de trabajo seguro y saludable (aunque en el curso ordinario de nuestras actividades, recabaremos dicha información después de que se una a nosotros y por lo tanto, estará cubierta por nuestro Aviso sobre privacidad para el lugar de trabajo).
• Si recabamos y tratamos datos personales sensibles sobre los candidatos a puestos de trabajo, debemos cumplir una condición de tratamiento adicional en virtud de las Leyes de Protección de Datos. En dichas circunstancias, la condición adicional en la que nos amparamos es el artículo 9(2)(b) del RGPD / RGPD del Reino Unido (relativo a nuestras obligaciones laborales y a las garantías de sus derechos fundamentales) y las disposiciones relacionadas de las leyes nacionales en materia de tratamiento de datos para fines laborales (en el Reino Unido, se recogen en el Anexo 1, apartado 1(1) de la Ley de protección de datos de 2018).
• Solo recabaremos información sobre antecedentes penales de los candidatos a puestos de empleo en circunstancias excepcionales, para cumplir una obligación legal o si fuera necesario por otros motivos para el puesto de trabajo y tuviésemos el consentimiento explícito del candidato cumpliendo estrictamente las Leyes de Protección de Datos.
CÓMO MANTENEMOS LA SEGURIDAD DE SUS DATOS PERSONALES
• Hemos implantado medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas para que sus datos personales no se pierdan, se utilicen o se acceda a ellos sin autorización, se dañen o destruyan, se modifiquen o comuniquen accidentalmente.
• Nuestra seguridad incluye medidas de seguridad físicas (como mantener los documentos en papel en instalaciones seguras con control de acceso), seguridad informática (como firewalls sólidos, almacenamiento cifrado, controles de acceso estrictos y protección antivirus en terminales de trabajo) y medidas organizativas (como formación interna, políticas y procedimientos relativos a la seguridad de la información, violaciones de la seguridad de los datos y recuperación de desastres).
• Limitamos el acceso a sus datos personales estrictamente a aquellos empleados que necesitan conocerlos por motivos empresariales.
• En general, no recurrimos a terceros encargados del tratamiento para tratar los datos personales de los candidatos a puestos de trabajo en nuestro nombre. Si lo hacemos, solo contratamos a aquellos encargados del tratamiento que han confirmado que aplican medidas de seguridad conformes a las prescripciones de las Leyes de Protección de Datos y cuando hemos formalizado un acuerdo de tratamiento de datos apropiado con ellos.
• Hemos implantado procedimientos de comunicación para tratar cualquier presunta violación de la seguridad de los datos y le notificaremos a usted y a cualquier autoridad de control competente este tipo de violaciones cuando la ley nos obligue a ello.
SUS DERECHOS RESPECTO A LOS DATOS Y CÓMO PRESENTAR UNA QUEJA
• Las Leyes de Protección de Datos le otorgan ciertos derechos en relación con sus datos personales, a saber:
o El derecho a acceder a sus datos personales. Tiene derecho a recibir una copia de los datos personales que mantenemos sobre usted con sujeción a determinadas excepciones.
o El derecho a solicitar correcciones o a completar los datos personales. Tiene usted derecho a que se corrija cualquier dato personal suyo que sea inexacto o esté incompleto.
o El derecho a solicitar la supresión de sus datos personales. Puede pedirnos que eliminemos o suprimamos datos personales. También tiene derecho a solicitarnos que eliminemos o suprimamos sus datos personales cuando haya ejercido su derecho de oposición al tratamiento (véase más adelante). En determinadas circunstancias, este derecho podría no aplicarse, por ejemplo cuando tengamos un motivo legítimo imperioso para seguir usando la información en cuestión y, de ser así, le informaremos de dichos motivos en el momento oportuno.
o El derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales. Puede oponerse a que tratemos sus datos personales para fines de intereses legítimos. De ser así, tendremos que dejar de tratar sus datos salvo que contemos con un motivo imperioso que prevalezca sobre su oposición para seguir haciéndolo.
o El derecho a restringir la forma en que se utilizan sus datos personales. En determinadas circunstancias, puede restringir la forma en que utilizamos sus datos personales. Cuando sea así, todo tratamiento de sus datos personales (salvo almacenarlos) únicamente será lícito con su consentimiento o cuando sea necesario por una demanda legal, para proteger determinados derechos o por motivos de interés público importantes.
o El derecho a disponer de una copia portátil o a transferir sus datos personales. Puede solicitar que le facilitemos a usted o (cuando resulte viable desde un punto de vista técnico) a un tercero una copia de sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica. Tenga en cuenta que esto solo se aplica a los datos personales que nos facilite usted y que tratemos, usando medios automatizados, para ejecutar un contrato con usted o en ocasiones puntuales en las que podamos ampararnos en su consentimiento.
o El derecho a retirar su consentimiento. En las ocasiones puntuales en que nos amparemos en su consentimiento para tratar sus datos personales, tendrá derecho a retirar dicho consentimiento en cualquier momento.
• Procuramos responder a todas las solicitudes en relación con datos personales en el plazo de un mes. En ocasiones, podríamos tardar más de un mes, si la solicitud es especialmente compleja o si ha realizado usted una serie de solicitudes. Le rogamos que tenga también en cuenta que existen excepciones a los citados derechos y algunas situaciones en las que no se aplican.
• Normalmente no tendrá que pagar ninguna tasa para acceder a sus datos personales (ni tampoco para ejercer ninguno de sus otros derechos). Sin embargo, podremos cobrar una tasa razonable si su solicitud carece claramente de fundamento alguno o si tiene carácter reiterativo o excesivo. En tales circunstancias, también podremos negarnos a atender su solicitud.
• Si desea ejercer alguno de los derechos que se describen anteriormente, le rogamos que se ponga en contacto con nuestro DPD usando los datos de contacto del anterior apartado Cómo ponerse en contacto con nosotros.
Su derecho a presentar una queja ante la Autoridad de Control
• Tiene usted derecho a presentar una queja ante una autoridad de control si no está satisfecho con nuestra respuesta a una solicitud relacionada con la protección de datos o si considera que no se han manejado adecuadamente sus datos personales. La autoridad de control pertinente dependerá del lugar en el que se encuentre y, por lo general, será una de las siguientes según cuál sea la sucursal de la UE/el Reino Unido a la que solicite trabajo:
Reino Unido: Information Commissioner’s Office (ICO): https://ico.org.uk
Francia: Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL):
https://www.cnil.fr/en/contact-cnil
Alemania (Estado de Hesse): Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit:
https://datenschutz.hessen.de//
España: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD): https://www.aepd.es/es
• En determinadas circunstancias, la autoridad de control pertinente podría ser otra. Puede consultar una relación de todas las autoridades de control del EEE aquí: https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_es